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| 電話応対の基本 |
| メールが普及してきたとはいえ、ビジネスの連絡ではまだまだ電話が主流です。仕事をする以上避けては通れない、電話応対の基礎をまとめます。 |
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2コール以内に出る |
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自分の近くの電話がなっただけで、露骨にイヤそうな顔をする方がいます。しかし、ビジネスの世界は1秒のロスが命取り。その電話を取れなかったためにお客様を逃してしまう事も十分考えられるのです。某テレビ局の新人アナウンサーは所属部内で「電話は奪い合ってでも取れ！」という指導をされているとの話があります。お客様をお待たせせずに直ぐに電話に出る事でビジネスチャンスを逃さない姿勢は、ビジネスパーソンの心構えとしても非常に重要なファクターであると言えます。奪い合いまでは行かないにしても電話がなったらすぐに取るスタンスは常に忘れずに。目安としては2コール以内で、3コール目以降には「お待たせしました」を忘れずに話し出しにつけるようにしましょう。 |
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朝のあいさつと退社時のあいさつ |
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朝の出勤時には元気よく「おはようございます」とあいさつしましょう。朝は眠くて声が出にくいためか、口の中で「ゴニョゴニョ」とあいさつなのか何なのかわからない言葉を発している方がいますが、これでは、自分がまで眠くたくて仕事の準備ができていないといっているようなものです。相手の目を見てしっかりと元気よく「おはようございます」と声をかけましょう。
また退社時には、他の人より早く帰る場合には「お先に失礼します」、残業している方に対しては「お疲れ様です」の一言を添えるように心がけましょう。 |
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電話で使ってはいけない言葉遣い |
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電話は声だけのコミュニケーションです。表情やその人の身だしなみ、身振り手振り等は伝わらないため、適切な言葉遣いで応対に臨む必要があります。電話でのやり取りおけるNGワードとしては、聞き取りにくいとき、内容がわかりづらいときに使い勝ちな「ハア？」、また相槌として「ハイハイ」というのも相手に対しては失礼な言葉遣いです。また何気なく使ってしまう「ちょっと」というフレーズも宜しくありません。「ちょっとお待ち下さい」ではなく「少々お待ち下さい」というのが正解。相手に慣れてくればくるほど言葉に対する意識は希薄になりますので、日々の応対をもう一度見直し、言葉遣いを点検してみましょう。
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【NGワード】 |
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ハア？：わからないときに使い勝ち |
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はいはい：相槌で使ってしまう事が多い |
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ちょっと：何気ないやり取りの中で使ってしまう。 |
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