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| 電話メモを忘れずに |
| 電話の応対に欠かせないのは電話メモ。取次ぎの場合や伝言を承る場合に必須となる電話メモのポイントです。 |
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相手の確認、用件は5W1H |
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伝言を受けるときの要点は、相手と折り返しの連絡先、そして内容の3点を正確におさえる事です。ビジネス電話に慣れた方でもうっかり名前や連絡先を聞き忘れる事もしばしば。自分が対話相手と不在中である伝言の相手との関係・状況を正確に把握できていない場合には、正確に相手の名前と連絡先電話番号、電豪内容をメモに残すよう心がけましょう。内容については簡潔にまとめるため5W1Hをしっかりと残しましょう。 |
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伝言メモに一言添えて |
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伝言メモには受付日時を記載しますので、受け取った方もそれを見れば連絡を受けたタイミングを把握できます。また伝言メモは相手の机の上に置いたり、パソコンデスクにテープで止めたりと直接渡す機会が意外と少ないもの。メモを見れば受付時間はわかりますが、伝言自体に気が付かない可能性もありますので、伝言をうけたまわり、メモを置いた旨を本人に伝えてあげることがより親切であるといえます。 |
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電話メモサンプル |
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一般的な様式の電話メモのサンプルです。自作の電話メモを作る際に参考になさってみて下さい。 |
□伝言メモ□
From 株式会社○○ △△様
TO △△様
【用件】
□電話がありました
□折り返し電話をお願いします（連絡先： ）
□再度連絡します
受信日 月 日 時 分
受信者
【その他】
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